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Comment aménager un open space : 9 conseils d'expert

Publié le : 31/07/2018 12:00:00
Catégories : Nos Conseils pour l'aménagement de ses bureaux

Comment aménager un open space en entreprise ?

L'aménagement d'un open space dans un espace de travail est souvent pour les entreprises un choix économique, car il permet un gain d'espace important. Mais bien aménager un open space n'est pas si aisé.

Chez Be My Desk, nous conseillons souvent nos clients en phase de sélection de mobilier de bureau en vue d'aménager leur futur open space. Nous affirmons que l'aménagement d'un open space ne doit pas être pensé au détriment de l'efficacité et de la productivité au travail.

Dans un espace partagé avec d'autres collaborateurs, réussir à maintenir un calme relatif pour éviter, sinon limiter, les sources de déconcentration, est l'un des enjeux prioritaires. Si un open space peut vite devenir un espace de travail stressant, il existe 9 astuces pour transformer un open space en un espace de travail partagé agréable et productif.

Voici donc 9 conseils très pratiques pour vous guider dans votre aménagement d'open space réussi.

Aménagement d'un open space avec du mobilier de bureau

Aménagement d'une partie des locaux d'Airbnb à Paris, près d'Opéra - Copyright photo : ©Donald Murphy / Airbnb



1. Le choix de la couleur du mobilier : attention aux couleurs et formes inadaptées à l'open space

Dans un projet futur d'aménagement d'open space, les couleurs des meubles de bureau que vous choisissez auront un impact plus ou moins important sur la concentration de vos collaborateurs.

Le secret des startups qui ont aménagé avec réussite un open space ? Etre restées neutres en termes de couleur, au moment où elles ont choisi leur mobilier de bureau. Evitez au maximum les couleurs fluorescentes ou criardes (comme le rouge soutenu ou le violet par exemple), ou encore les couleurs particulièrement sombres.

Une règle facile à respecter quand on sélectionne son mobilier est d'opter pour des couleurs neutres ou claires. Les tons de blanc, les couleurs pastels peuvent ne pas vous séduire immédiatement, mais elles garantissent à vos collaborateurs d'être plus concentrés, plus longtemps. L'environnement visuel n'est ainsi pas pollué, et les couleurs douces perturbent moins la concentration.

Besoin d'aménager prochainement votre open space avec un mobilier de qualité et design ?

Chez Be My Desk, nous avons sélectionné des bureaux et bench de qualité, adaptés aux espaces de travail collectifs. Découvrez ici tous nos bureaux pour open space au design chaleureux et aux matières naturelles.

Les coloris imitant les matières naturelles telles que le bois (le chêne clair par exemple) constituent un excellent choix pour les bureaux dans un open space. Réussissez l'aménagement de votre open space en sélectionnant des modèles de bench pour open space imitant pour leur plateau les couleurs naturelles, tels que ce bureau pour 4 personnes avec pieds en acier.

Mobilier de bureau pour open space

Aménagement des locaux en open space de notre client Deepomatic, avec le bureau 6 personnes design en bois de la gamme Henry - Copyright photo : ©Alexis Paoli

2. Choisissez un mobilier acoustique pour atténuer le niveau sonore général de l'open space

Les entreprises qui ont aménagé un open space reconnaissent que la première source de nuisance est le niveau sonore. Alors, comment atténuer le bruit, concrètement ?

- Penser au revêtement du sol de l'open space : le choix d'une moquette suffisamment épaisse permet d'atténuer le bruit des meubles qui roulent sur sa surface, notamment les chaises de bureau et les caissons de rangement placés près des bureaux. 

- Bien choisir ses bureaux, précisément adaptés à l'open space : de nombreux bureaux existent sur Internet, mais peu sont vraiment adaptés à un usage en open space. Pour les bureaux doubles, bureaux quatre personnes et même les bureaux six personnes, privilégiez des modèles de bureau qui ont une cloison centrale séparatrice, comme le bureau ci-dessous. Pourquoi ?

Bureau double pour open space avec pieds tréteaux

Bureau en bois design avec pieds tréteaux de la gamme Henry, disponible sur Be My Desk

Tout d'abord, parce que la cloison centrale est souvent faite de matériaux qui absorbent le bruit environnant de part et d'autre du bureau, comme le tissu enduit micro-perforé (la perforation permet une réduction des décibels) ou encore le liège (un matériau naturel connu pour être excellent dans l'absorption du bruit). Egalement, le choix d'une cloison séparatrice permet de s'isoler visuellement de son voisin de bureau d'en face, et renforce l'intimité visuelle.

En open space, privilégiez les bureaux partagés dotés de cloison centrale separatrice

Vous trouverez ici sur Be My Desk de nombreux bureaux open space pour plusieurs personnes équipés d'une cloison acoustique centrale.

- Choisir des panneaux acoustiques à suspendre : les entreprises françaises sont encore hésitantes à opter pour un panneau acoustique à accrocher au mur ou au plafond. Pourtant, ce type de mobilier est efficace dans la réduction des nuisances sonores dans un open space d'entreprise. Il peut même être accroché à une structure indépendante, et disposée dans un espace de travail, autour des bureaux eux-mêmes. Il en existe en différentes tailles et matières.





panneaux acoustiques en mousse pour open space en entreprise



3. L'orientation et l'emplacement des bureaux : un facteur important pour stimuler la productivité au travail

Le positionnement que vous donnerez à vos bureaux favorisera ou non la concentration des collaborateurs. Dans un open space, les risques de déconcentration sont déjà importants.

La clé est d'éviter de placer deux collaborateurs en face à face, mais légèrement en biais pour éviter les croisements de regards. Un contact visuel direct est facteur de déconcentration. Orientez donc les écrans d'ordinateurs, et les chaises de bureaux de façon à éviter que deux voisins face à face se regardent.

Enfin, dans un open space, l'aménagement d'un bureau ne doit jamais être placé dos à une fenêtre, pour éviter les reflets sur l'écran du collaborateur, ou derrière une porte, car son ouverture serait un facteur de déconcentration.



4. Placez les bons collaborateurs aux bons endroits

Imaginez que vous ayiez à organiser un mariage, et son plan de table... Transposez ce même exercice à un espace de travail. Pensez à créer des duos et des teams de collaborateurs efficaces. Votre Office & Happiness Manager aurait tout à gagner à être placé près de votre référent RH, la Comptabilité près de votre DAF.

C'est prouvé... ! Les entreprises les plus productives sont celles qui ont réorganisé leurs locaux en pensant avant tout aux synergies possibles entre leurs salariés. La réalisation d'un plan d'aménagement sur plan 2D ou 3D est une étape obligatoire en vue de réussir à aménager un open space productif. De nombreuses entreprises proposent ce service, comme Be My Desk. Un tel travail permet de situer ses collaborateurs intelligemment sur un plan d'aménagement de bureaux, tout en se projetant dans la faisabilité en réfléchissant en amont au choix de mobilier pour l'open space.

Un open space en entreprise est un lieu pensé pour favoriser la communication entre les salariés. Rassemblez vos collaborateurs par équipe de projet. Gardez à l'esprit qu'au-délà de 10 collaborateurs par plateau, cela peut être néfaste en termes de concentration et d'espace pour chaque collaborateur.



5. Egalisez le son ambiant dans votre open space

Le plus dérangeant dans un open space, ce sont ce que les experts en aménagement d'espace appellent les pointes ou pics de bruit. Il s'agit de sons isolés et répétitifs, assez courts qui présentent une source de bruit dérangeante pour les oreilles. Ils sont malheureusement inévitables : les clics intempestifs sur sa souris de bureau, sur le clavier de son ordinateur, les sonneries de téléphone soudaines...

L'enjeu est d'égaliser le bruit ambiant dans l'open space, de le rendre homogène et harmonieux. Les startups et entreprises dans lesquelles il fait bon travailler, diffusent en arrière fond sonore un fond de musique ambiant. Le volume général est alors réhaussé et continu, ce qui couvre efficacement les pointes de bruit évoquées plus haut. Adoucissez l'ambiance de l'open space en préférant de la musique classique, ou conçue pour favoriser la concentration. Il existe de nombreuses entreprises qui conçoivent des playlists (des listes de musiques) pensées pour le travail en entreprise.

La présence d'une musique de fond ambiante favorise la concentration et donc la productivité au travail. Pensez-y sérieusement !





bureaux design pour open space



6. Evitez de saturer visuellement votre open space à cause d'un mobilier volumineux

L'open space est un lieu qui regroupe plusieurs bureaux et meubles d'appoint. L'espace de travail peut être très facilement saturé. L'ajout d'armoires de bureaux ou de meubles de rangement de dossiers et fournitures, intensifie cette saturation. Pourquoi, et comment faire respirer visuellement son open space ?

Un espace de travail visuellement aéré renforce psychologiquement le sentiment de travailler dans un lieu non étouffant, pensé par les managers pour le bien-être personnel des collaborateurs. Des tâches fastidieuses et chronophages sont déjà pénibles ; l'environnement de travail dans lequel un collaborateur travaille doit lui permettre de s'évader facilement de ces micro-tâches.

Placez vos différents meubles de rangement le long des murs pour désaturer l'espace et créer ainsi une circulation fluide entre les collaborateurs. Privilégiez les armoires fermant à clé, pour sécuriser vos affaires personnelles dans un open space qui, par définition, est ouvert à tous.



7.  Prévoyez les mouvements et anticipez les flux de passage de vos collaborateurs dans votre open space

Pour créer un futur open space dans lequel il est facile de circuler, vous devez premièrement aménager une zone isolée (sans aucun poste), dans laquelle un passage plus important aura lieu : près des toilettes, des entrées des salles de réunion, des cabines pour s'isoler... Dans ces lieux de passage, ne disposez pas de bureaux.

Aménagez dans la mesure du possible les bureaux de collaborateurs souvent sollicités à l'échelle d'une journée (votre référent RH, votre service administratif par exemple) près de lieux d'échanges et de partages. Les bureaux de ces personnes seront placés plus proches des abords d'espaces collectifs.

Et placez les bureaux de fonctions qui travaillent en toute autonomie, impliquant peu d'échanges en interne, dans des zones moins fréquentées.





open space bien pensé en entreprise



8.  Anticipez la gestion du matériel informatique lors d'un projet d'aménagement de bureaux

Le choix de l'équipement informatique est bien sûr stratégique en entreprise. Mais la disposition et la gestion de ce matériel sont tout aussi importantes, en vue d'aménager un open space.

Un open space doit être perçu en interne, par vos collaborateurs, comme un lieu collectif chaleureux. A ce propos, le sociologue Alain D'Iribarne, Directeur de Recherche au CRNS, explicitait dans son travail sur le bien-être en entreprise, l'importance souvent sous-estimée de l'équipement informatique, et plus précisément de la gestion de son apparition dans les espaces de travail.

En effet, il n'y a rien de pire que des câbles qui traînent au sol, ou qui sont visibles le long de la structure des bureaux. Vous devez absolument masquer ces câbles informatiques. Il existe aujourd'hui sur le marché du mobilier en France des modèles de bureaux dotés de goulottes passe-câbles, permettant d'électrifier son poste de travail, sans voir les câbles de branchement, ni les multiprises. On retrouve ce système de dissimulation de câbles (top access, versapad) sur différents modèles de bureaux, qu'il s'agisse de bureaux simples, de bureaux doubles ou de bureaux pour quatre personnes. L'offre a évolué ces dernières années pour permettre de créer des open spaces chaleureux, et non encombrés visuellement par l'équipement informatique.

Comment bien aménager un open space en entreprise ? En commençant par anticiper les moyens de masquer ce matériel informatique.









9.  Un open space est un lieu collectif où doivent avant tout s'exprimer les individualités

Bien aménager son open space, c'est permettre à ses collaborateurs de se sentir à l'aise, alors qu'ils partagent un espace de travail commun. Un aménagement de bureaux est considéré comme durable et réussi, à partir du moment où les personnes qui l'occupent ont l'impression de conserver une part d'intimité.

Privilégiez donc les cloisons séparatrices, aussi communément appelés panneaux écrans, au milieu de chaque bureau. Les collaborateurs auront ainsi le sentiment de gagner en liberté et de s'isoler visuellement du reste de l'open space.

En quelque sorte, un open space réussi est un espace de travail ouvert, tout en étant relativement cloisonné au profit du respect de l'intimité de chacun. Permettez également à vos collaborateurs de disposer sur leurs bureaux des plantes, des casiers de rangement, ou encore des accessoires et décorations de bureau, qui leur permettront de personnaliser leur bureau, et de transformer leur espace de travail en espace de vie.







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