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Comment bien aménager une salle de réunion ? Nos 5 conseils

Publié le : 11/04/2021 18:05:37
Catégories : Nos Conseils pour l'aménagement de ses bureaux

Table Butch avec piètement en bois massif et chaises Tondina Pop

Savez-vous qu’en moyenne un salarié passe 8 heures par semaine en réunion ? Bien qu’à ce jour le télétravail vit son apogée, il n’en demeure pas moins que les salariés manifestent leur envie et leur besoin de se retrouver collectivement pour partager de nouvelles idées et avancer sur des projets. Une salle de réunion est un espace de travail essentiel au sein de votre entreprise.

Ce sont dans ces espaces que vont se prendre les décisions stratégiques, que vont être formés les collaborateurs et que les nouvelles idées innovantes vont naître. Dans une période où l’utilité des locaux d’entreprise est remise en cause, repensons ensemble ces espaces de réunion, afin d’en faire de véritables espaces de rencontre et d’échanges d’idées !

1. Maîtrisez les basiques du plan d’aménagement d’une salle de réunion

Le type d’utilisation de votre salle de réunion

Si une salle de réunion est une pièce majeure de votre aménagement de bureau, celle-ci s'organisera différemment selon les objectifs que vous cherchez à atteindre. Ainsi, préparer vos réponses aux 3 questions suivantes; celles-ci conditionneront votre futur aménagement : du choix du mobilier aux éléments de décoration et d'ambiance générale.

Chaises de réunion Napa avec un piètement noir et Napa Legna avec un piètement bois

Le rapport entre l'espace et le nombre de participants

Oui, une salle de réunion facilite le travail collaboratif et encourage la créativité. En revanche, s’il est évident que chaque participant doit pouvoir être vu et entendu de tous, cela ne doit pas être au détriment de l’espace personnel nécessaire pour se sentir à l’aise et confortable.

En effet, si vous voulez stimuler des échanges dynamiques et sereins dans votre espace de réunion, qui est aussi un espace de travail, vous devez vous projeter dans l’espace minimal que vous octroyez à chacune des personnes qui y siègera. L’espace vital de chacun doit être préservé afin que vos collaborateurs se sentent à l’aise et puissent être productifs. Voici quelques informations utiles sur le sujet:

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2. Captivez autour de réunions créatives avec du mobilier audacieux

L’aménagement d’une salle de réunion dépend beaucoup du format de meeting organisé et le mobilier choisi incarnera à la fois l’image de votre société, mais aussi le type d’événement organisé.

Des assises ludiques

Si votre objectif est de stimuler la créativité de vos collaborateurs, n’hésitez pas à choisir du mobilier résolument audacieux, anti conventionnel et innovant ! Pour les chaises de réunion, optez pour des poufs qui sont facilement transportables et se distinguent du reste du mobilier de bureau, donnant ainsi un ton différent à la réunion que vous souhaitez donner. Les estrades sont aussi un excellent choix pour accentuer l’esprit collaboratif et informel, d’autant plus qu’il existe des modèles modulaires, se transformant selon vos envies: assises simples, estrades, tableaux écritoires, etc.

Si vous souhaitez organiser des formations ou conférences, il sera pertinent d’opter plutôt pour des chaises avec tablettes intégrées ! L’avantage majeur est qu’elles prennent relativement peu de place et vous pourrez ainsi adapter facilement l’aménagement de votre espace selon le nombre de participants.

Des tables de réunion modulables et polyvalentes

Table pliante et modulable sur roulettes Pop Up

Pour ce qui est des tables de réunion, choisissez plutôt des tables pliantes et mobiles. En plus de faciliter le travail en groupe, ces tables évolutives permettent de changer facilement la configuration de l’espace de réunion selon les besoins de l’organisateur et ceux des participants. Besoin de flexibilité dans l’organisation de vos espaces, ne vous posez plus de questions !

Des tableaux écritoires dynamiques

Enfin, n’oubliez surtout pas d’implanter du mobilier permettant à vos collaborateurs de s’exprimer ! Tableau blanc ou coloré Chat board, le tableau écritoire sera l’outil indispensable pour mener des sessions de brainstorming efficaces. Découvrez ici nos tableaux Chat board, en verre trempé aimanté.

Et si votre tableau écritoire pouvait aussi se transformer en table, afin de vous offrir toute l’agilité recherchée ? Chez Be My Desk, nous avons développé une table écritoire qui se transforme en tableau.

Table de réunion 2-en-1 Pise qui se transforme aussi en tableau écritoire double face.

A droite, tableau écritoire Côme sur roulettes avec pouf. A gauche, estrade modulable TetriX composée de 9 cubes avec coussins et plaques Velléda intégrées

Selon la variété de configurations et utilisations de votre salle de réunion, n’oubliez pas non plus d’y inclure des meubles de rangement, qui vous permettront de conserver un espace de travail agréable et rangé.

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3. Sachez rassembler autour de réunions formelles

Plus sérieuses et conventionnelles, les réunions formelles font l’objet d’un ameublement distinct, selon la durée habituelle des rencontres, le nombre de participants en moyenne et l’endroit où elles ont lieu.

Des sièges de réunion confortables

Quel que soit le message à faire passer lors de votre réunion, il est essentiel de privilégier une assise confortable, afin d’optimiser le bien-être au travail et limiter leur fatigue. Ainsi, pour des rencontres plutôt courtes, optez pour des chaises de réunion en coque en polypropylène ou plastique recyclé, qui assurent un excellent rapport qualité-prix.

Chaise Kabi Fab avec galette pour un confort optimal et la table de réunion Gripeco.

Si les réunions durent plusieurs heures, préférez des fauteuils de réunion avec une assise garnie (galette) ou entièrement tapissés.

Table de réunion Turin en bois massif et trappe d'accès et goulotte d'électrification, chaises de réunion entièrement tapissées Andria co-créées avec la designer Sarah Lavoine et le pouf Poov' facilement transportable.

Savez-vous d'ailleurs comment bien choisir votre chaise de bureau ?

Bien choisir sa chaise de bureau n'est pas si facile ! Découvrez notre Guide complet vous expliquant toutes les astuces pour bien choisir.

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Des tables de réunion selon le nombre de participants

Nous vous conseillons de choisir votre table de réunion en fonction des contraintes d’espace au sol et de la capacité d’accueil maximale que vous souhaitez proposer. Si votre réunion ne doit pas rassembler plus de 4 personnes, vous pouvez choisir une table ronde ou carrée.

Si au contraire, vous souhaitez réunir plus de 4 personnes dans votre espace, optez plutôt pour une table ovale ou rectangulaire, pour une meilleure optimisation de l’espace. Il existe aussi des tables de réunion modulables, avec possibilité d’étendre la largeur pour réunir un plus grand nombre de personnes.

Enfin, selon le design général et le standing que vous souhaitez apporter à votre espace de réunion, différents coloris et matières sont possibles: table de réunion en bois, en verre, de couleur blanche, grise, noire, etc. D’ailleurs, si vous souhaitez aménager un espace réunion dans un bureau de direction, optez pour la table de réunion assortie au bureau de direction ainsi qu’aux meubles de rangement, pour une plus grande harmonie.

Table de réunion Big Will Flex dessinée par le designer Philippe Starck, en fonte d'aluminium et verre trempé, avec rallonge et roulettes.

4. Organisez des réunions au cœur de l'open space

Alors que les réunions créatives et formelles vont se tenir à l’écart de l'open space, des réunions plus rapides peuvent avoir lieu au centre de l’open space, dans différentes configurations.

La réunion rapide avec table haute

On oublie souvent que la plupart des réunions improvisées et points d’échange se produisent en dehors des lieux formels de réunion : au détour d’un open space, dans le couloir, devant la machine à café, etc. Si vous souhaitez organiser des réunions plus informelles qui, en plus, durent peu de temps, adoptez la table haute et les chaises ou tabourets hauts. Pour des réunions plus dynamiques et impromptues, n’hésitez plus et prenez de la hauteur !

Table haute sur roulettes Ongo Meet et le tabouret ergonomique et à hauteur ajustable Ongo. Ensuite table de réunion Oud High avec piètement en frêne massif et chaises hautes New school High.

La réunion silencieuse

Vous avez besoin d’un espace où échanger des idées, mais toutes les salles de réunions closes sont déjà réservées ? Pas de souci, il reste l’option les alcôves acoustiques ! Les alcôves sont une solution pouvant accueillir jusqu’à 4 personnes, et qui sont équipées d’assises, d’une tablette et sur option d’un écran. Tapissées d’un tissu acoustique, elles permettent d’isoler la réunion du reste de l’open space.

Si en revanche, votre réunion nécessite une confidentialité complète, optez pour une cabine acoustique, qui peut accueillir entre 1 et 8 personnes. Réduisant significativement le nombre de décibels, la cabine acoustique s’intègre parfaitement au sein de l’open space, notamment avec ses parois vitrées.

Des cabines acoustiques comme des pièces à part

Certaines entreprises privilégient l'aménagement de zones de travail au sein de cabines acoustiques partagées. Substitut aux salles de réunion, ce type de cabine prêt à l'emploi, permet de s'isoler calmement sans avoir à aménager une salle de réunion à part entière. Retrouvez ici notre sélection de cabines !

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5. Equipez correctement vos espaces de réunion

Le tableau écritoire

Si incontestablement, le mobilier a son importance dans une salle de réunion, les équipements occupent aussi un rôle essentiel dans un meeting.

Évoqué plus haut dans le cadre des réunions créatives, le tableau écritoire, qu’il soit blanc ou de couleur, mobile et avec pouf intégré, occupe une place obligatoire dans les espaces de réunions. Que vous soyez experts de la schématisation ou spécialiste des dessins, le tableau est votre principal outil d’expression en réunion. Découvrez ici nos tableaux Chat board, en verre trempé aimanté.

Tableaux écritoires fixes et mobile Chat board, en verre trempé magnétique.

La connectivité est elle aussi importante, alors n’oubliez pas d’électrifier vos tables de réunion, afin que vos collaborateurs puissent facilement brancher leur matériel informatique, de l’ordinateur à court de batterie, au rétroprojecteur.

Enfin, de plus en plus d’entreprises optent pour les réunions à distance, alors n’oubliez pas de vous équiper d’une webcam avec microphone intégré - car n’oubliez pas la règle d’or de la réunion: tous les participants doivent pouvoir être vus et entendus !

Table de réunion Wood Wood Project avec angle rond et trappes d'accès et goulottes d'électrification

À propos

Accompagner les entreprises dans leur transformation, en proposant du mobilier de bureau audacieux, conçu au bénéfice de l'Homme et de son écosystème, est la raison d'être de Be My Desk.

Notre équipe Projet, en partenariat avec notre réseau d'architectes d'intérieur, vous soutient dans la conception de votre aménagement : de l'étude de vos usages et management, à la sélection personnalisée des produits en fonction de vos besoins, jusqu'à la livraison de votre chantier.