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7 conseils pour réussir un aménagement flex office

Bureaux collectifs avec cloisonnette acoustique Koffy

Cloisonnette acoustique de bureau Koffy en PET eco-responsable. Existe dans plusieurs dimensions et coloris. Peut s'accrocher au mur pour devenir un panneau acoustique.

La flexibilité est certainement l'un des besoins les plus répandus et affirmés parmi les salariés d'une entreprise. Cette flexibilité peut d'ailleurs se manifester sous différentes formes : que ce soit la possibilité de faire du télétravail, ou la possibilité d'organiser son travail et sa journée. La flexibilité concerne aussi l'aménagement des espaces, d'où le concept de flex office ou encore de flexi-bureau. 

Globalement le flex office consiste à pouvoir choisir où travailler en fonction de ses besoins, missions et objectifs. Beaucoup d'entreprises se lancent dans cette nouvelle démarche du flex office et vous avez raison de vous intéresser aussi à cette nouvelle organisation ! Pour vous aider dans la mise en place du flex office au sein de votre organisation, voici tous nos conseils pour effectivement réussir la transition et éviter tous les travers possibles !

1. Maîtriser les avantages et les inconvénients réels du flex office

Si le flex office connait un tel succès depuis quelques année déjà, mais encore plus depuis l'application en masse du télétravail, c'est parce que cette organisation présente de nombreux avantages, tels que :

  • L'optimisation des coûts immobiliers
  • La création de liens intra-entreprise
  • Une plus grande créativité et productivité
  • Davantage de souplesse
  • Lutter contre la sédentarité des salariés

À l'inverse, le flex office peut présenter des inconvénients qui ne sont pas à négliger, afin d'anticiper au mieux les possibles dérives. 

  • Un mauvais zoning peut entamer la productivité générale
  • Pour être un succès, il faut veiller au respect de règles de savoir-vivre
  • Il est nécessaire d'accompagner le management dans la gestion de la distance
  • La réduction des espaces peut mener à une sur-occupation des espaces

2. Comprendre comment vos équipes travaillent

En adoptant le flex office, l'entreprise décide de rompre avec le concept du bureau attitré. Mais encore faut-il que ce soit en adéquation avec la culture de votre propre entreprise et de la manière dont vos équipes ont l'habitude de travailler. En effet, le flex office n'est pas un concept unique et fixe. L'intérêt est de trouver une solution qui corresponde au mieux à votre organisation. 

La première étape pour entamer la transition est alors de consulter vos collaborateurs afin de correctement comprendre leurs besoins, leurs envies, mais aussi leurs éventuelles contraintes ou craintes. L'écoute active vous permettra d'éviter de nombreux écueils.

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3. Proposer des espaces de travail individuels et collectifs

Des zones de travail en équipe : des open spaces identifiés

Qui dit flex office, dit fin des bureaux attitrés, dit aussi bienvenue aux benchs ou bureaux collectifs. L'idée est de pouvoir s'installer à un poste de travail et être physiquement proche de son équipe. Il est donc question ici de préserver une cohérence fonctionnelle et pratique. D'ailleurs, afin de faciliter la recherche de collaborateurs au sein de vos locaux, n'oubliez pas d'identifier les différentes zones. Découvrez ici nos 6 conseils pour bien aménager un open space, et là nos 4 idées pour réduire le bruit

Des espaces de travail individuels : du box fermé à la phone booth, en passant par la quiet room

En revanche, la mise en place du flex office dans une entreprise ne sous-entend pas nécessairement la fin des bureaux fermés. En effet, tout dépend des besoins pratiques exprimés précédemment par vos équipes lors de leur consultation. 

La logique du flex office doit permettre aux collaborateurs de pouvoir changer d'endroit de travail selon leurs envies et besoins pour réaliser correctement leurs missions. Il est donc important d'anticiper l'aménagement d'espaces dans lesquels ils pourront s'isoler, se concentrer, voire passer des appels en toute tranquillité et confidentialité. Préserver l'intimité en entreprise est essentiel. 

Ces espaces clos peuvent être des bureaux fermés, des cabines acoustiques pour une à deux personnes ou une quiet room (pièce silencieuse) où plusieurs collaborateurs peuvent se retrouver s'entendent pour travailler dans le silence.  

Cabine acoustique éco-reponsable pour une personne

Cabine acoustique Soho pour une personne. Fabriquée en Europe à partir de matières recyclées.

4. Créer des espaces de réunion in/formels et collaboratifs

Evidemment, le flex office ne marque pas la fin des espaces de réunions formels et fermés. En revanche, il est important de proposer des espaces de réunion informels dans les différentes zones de travail, afin d'offrir une plus grande spontanéité et flexibilité dans la gestion des projets et objectifs de chacun. Favorisez du mobilier qui soit modulable, hybride et qui invitent au dynamisme comme des tables hautes sur roulette, etc. Cliquez ici pour en savoir plus sur les aménagement des salles de réunion.

En plus des espaces de réunion, n'oubliez pas  de penser aux espaces de formation qui pourront évoluer au gré des besoins des formateurs et du public à former. Il peut s'agir aussi d'alcôves acoustiques, permettant de s'isoler sans pour autant s'exclure du reste de l'environnement. 

Espace de réunion avec mobilier audacieux, hybride et modulable

Salle de réunion collaborative type brainstorming avec des panneaux acoustiques Ecowall et suspendus, avec un tableau écritoire Chatbord en verre coloré et magnétique, un lot de 10 poufs TakeOseat en PET recyclé et pliable, les cubes TetriX, les chaises de réunion sur roulettes New School, un pouf rond Leiv et la table de réunion Pise 2-en-1 pliable et écritoire. 

5. Aménager des espaces de détente informels et personnalisés

L'un des avantages les plus recherchés du flex office est effectivement la possibilité de créer du lien entre les collaborateurs, et ce bien au-delà de sa propre équipe. L'idée est de pouvoir rencontrer de nouvelles personnes, de confronter ses idées à celles des autres et ainsi de générer une plus grande créativité encore ! Ces espaces de détente peuvent se composer de canapés, fauteuils, pouf, etc. 

Il est donc important de veiller à créer des espaces de détente informels et si possible personnalisés, pour contrebalancer le côté justement impersonnel imposé par le flex office. 

Set de 3 poufs éco-responsable de la marque La Tête dans les Nuages

Poufs Stratocumulus écoresponsables de la marque française La Tête dans les Nuages, fabriqués à partir de toiles de montgolfières et polystyrène recyclés, dans des ateliers de réinsertion sociale. Existe dans différents coloris et tailles.

6. Penser aux rangements

Puisqu'avec le flex office il n'est plus question d'avoir des bureaux attitrés, forcément il n'est pas possible pour les collaborateur d'entreposer des dossiers, rapports, ni même de décorer son poste de travail. Si en parallèle de plus en plus d'entreprise tentent de limiter l'usage du papier, il convient tout de même de proposer des solutions où rangers des documents, échantillons ainsi que ses effets personnels, et ce à des emplacements stratégiques afin de limiter les déplacements inutiles durant la journée de travail. 

Pensez alors aux casiers de rangement, mais aussi aux armoires de mi-hauteur par exemple, à proximité des bureaux collectifs. 

Casiers de rangement Locker X avec fermeture

Casiers de rangement Locker X avec plusieurs options de fermeture (à clé, code ou badge) et de coloris.

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7. Préserver l'ergonomie au travail

La flexibilité ne doit pas se faire au détriment du confort et de la santé des collaborateurs. Si vous souhaitez donc adopter le flex office au sein de votre organisation, sans mettre de côté le bien-être de vos équipes, il est important de favoriser du mobilier qui s'ajuste aux différents besoins et morphologies de vos collaborateurs. 

Mettez donc à disposition des chaises de bureaux facilement ajustables, telles que les chaises Astra, Alya ou encore Polo, qui sauront offrir un confort optimal au plus grand nombre. Des bras support écran avec moniteur, des supports d'ordinateurs portables ou encore des repose-pieds

Poufs Leiv dans différents coloris et tailles

Poufs Leiv pour adopter une assise active et travailler la posture de son dos. Existe dans différents coloris et tailles. 

8. Opter pour des équipements technologiques performants

Bien souvent une organisation flex office intègre la notion de télétravail au sein des équipes. Ainsi, il est judicieux d'investir dans des équipements qui permettront à vos équipes de travailler et de s'organiser facilement, peu importe où se trouvent les collaborateurs. 

N'hésitez donc pas à intégrer des écrans interactifs, mobiles dans les salles de formation et de réunion évidemment, mais pas que !  aussi dans des espaces plus informels et aussi au coeur de l'open space pour des réunions dites spontanées. 

Espace de réunion dynamique, hybride et spontané avec des panneaux acoustiques Sonic, la table haute à hauteur réglable et sur roulettes Ongo Meet et son tabouret à assise active Ongo, le pouf avec tablette incluse Mush, la tableau écritoire double face sur un pouf avec roulettes Côme, et l'écran interactif de chez Wipple.

Espace de réunion agile et mobile avec écran intéractif
Logo et couleurs de Be My Desk

À propos

Accompagner les entreprises dans leur transformation, en proposant du mobilier de bureau audacieux, conçu au bénéfice de l'Homme et de son écosystème, est la raison d'être de Be My Desk. 

Notre équipe Projet, en partenariat avec notre réseau d'architectes d'intérieur, vous soutient dans la conception de votre aménagement :  de l'étude de vos usages et management, à la sélection personnalisée des produits en fonction de vos besoins, jusqu'à la livraison de votre chantier.

Découvrez le mobilier cité dans l'article :

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