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9 étapes pour réussir son déménagement d'entreprise

Aménagement de l'espace Pro-Working de Wellio à Paris Montmartre, par notre groupe Cider

Un déménagement d’entreprise constitue une étape importante et sensible dans l’évolution d’une société et ce, quelle que soit la raison pour laquelle votre entreprise envisage de déménager. Vos locaux sont trop grands et/ou trop coûteux ? Ou au contraire, vos locaux sont devenus trop petits en raison de votre forte croissance ? Votre entreprise fusionne avec une autre ? Ou plus généralement vos locaux sont devenus inadaptés par rapport à votre culture d'entreprise et managériale, en prenant en compte les nouvelles méthodes de travails incitées par le télétravail et le besoin de trouver des espaces collectifs propices à l'échange et la rencontre ?

Be My Desk a réfléchi pour vous aux différentes étapes clés pour réussir le déménagement de ses bureaux et le maître-mot sera l'organisation. En effet, un projet de déménagement d’entreprise bien organisé peut représenter un vrai levier de croissance, tant sur le plan fonctionnel qu’humain. Parce que vos collaborateurs méritent aussi d’être au coeur de votre projet de déménagement d’entreprise, pour le réussir pleinement.

Trouver de nouveaux locaux
Négocier et signer son nouveau bail commercial, puis mettre fin à son bail actuel
Informer ses collaborateur efficacement
Constituer un rétroplanning et une équipe responsable et ambassadrice du déménagement
Anticiper l'aménagement de vos futurs bureaux et les éventuels futurs travaux
Décider du statut du mobilier de bureau : garder ? changer ? reprise de mobilier ?
Comment sélectionner la bonne société de déménagement ?
Bien préparer son changement d’adresse
Dresser l’inventaire de son parc informatique

1. Choisissez correctement vos nouveaux locaux commerciaux

Démarrons ensemble la checklist du déménagement pour entreprise ! Réussissez votre projet de transfert d’entreprise en identifiant de nouveaux locaux commerciaux à bon prix. Pour ce faire, il est important de bien cibler ses recherches.

L’emplacement géographique de vos locaux

Définissez votre zone de recherche : ne vous contentez pas d’appeler les agents immobiliers spécialisés. Cherchez aussi à l’aide des acteurs locaux ou des Startups spécialisées dans le secteur : mairie, CCI, annonces de baux professionnels dans les journaux, réseau personnel, sites spécialisés en immobilier professionnel géolocalisé. Isolez la zone géographique ciblée et obtenez les chiffres d’affaires de vos concurrents et chiffres-clés de la zone (population, CSP) auprès de chambres de commerce ou de l’INSEE. Réalisez un travail de terrain : comptez les flux piétons, voitures, transports en commun…

S'il peut être tentant parfois d'informer son bailleur actuel de son souhait de déménager et de quitter les locaux actuels, nous vous conseillons de ne le faire qu'une fois avoir signé votre nouveau bail, afin de ne pas prendre le risque pour votre entreprise de ne plus avoir aucun local ! Mais nous reviendrons par la suite sur le préavis.

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Startups, PME : certaines entreprises vous facilitent la recherche de nouveaux bureaux

La recherche de nouveaux locaux à louer peut s’avérer particulièrement complexe, en particulier dans les métropoles : contraintes d’espaces, budgétaires, géographiques, d’accessibilité… Des acteurs français émergents, comme les startup Volum ou Leosquare se sont spécialisés dans la recherche de location de bureaux pour Startups et PME, et permettent même à ces entreprises d’emménager rapidement dans leurs nouveaux bureaux, en bénéficiant de contrats flexibles.

Définissez votre budget cible

Le coût d’un déménagement d’entreprise dépend aussi de votre budget cible alloué. L’estimation d’un budget est capital, surtout dans les métropoles, où l’immobilier dans certains quartiers est très cher. D’autres éléments comme l’accessibilité, la sécurité et la configuration de l’espace vous permettront de trier rapidement les différentes offres, en fonction de leur valeur locative. Rappelez-vous que le loyer chargé ne doit pas être égal ou supérieur à la masse salariale. Il doit être inférieur !

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Budget limité ou besoin de flexibilité et de trésorerie ? Aucun souci, nous vous proposons de louer votre mobilier avec option d'achat, pour une durée de 1 à 5 ans !

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Visitez et comparez les différents locaux commerciaux retenus

La visite des potentiels nouveaux locaux est indispensable. Étudiez la surface exacte et la composition des locaux (étage, RDC, sous-sol…) grâce aux plans qui vous permettront d’anticiper la faisabilité technique du projet. Notez vos questions, puis visitez à plusieurs entre 3 et 5 locaux sur une même zone géographique afin d’en comparer la valeur locative. Nous vous conseillons de faire appel à un expert en évolution immobilière afin d’analyser en détail la valeur des locaux comparés.

Table qui se transforme en tableau écritoire Moving Table.

2. Négociez, signez votre nouveau bail et mettez fin au bail des locaux actuels

Comment négocier correctement

La négociation et la signature du nouveau bail sont des étapes essentielles dans tout projet de déménagement d’entreprise. Construisez votre argumentaire de négociation en analysant scrupuleusement les atouts de chaque local visité. Quel environnement de magasins entoure le local commercial ? Quels sont les loyers moyens pratiqués dans la zone ? Quel est le niveau de vétusté ? Quelle est la nature des travaux éventuels à réaliser ?

Certaines parties d’un contrat ne peuvent pas être négociées : durée du bail (3 à 9 ans), l’établissement d’états des lieux d’entrée et de sortie. Mais d’autres clauses peuvent être négociées. L’objectif est de pouvoir obtenir un loyer au meilleur prix. Puis, vient la signature du bail commercial. A partir de cette date, vous devez en informer rapidement vos collaborateurs. Voici une partie de ces clauses :

Respectez le préavis du bail commercial de vos locaux actuels

Afin d'éviter toute mauvaise surprise, veillez à bien relire votre contrat de bail qui vous lie avec votre bailleur actuel. A ce titre, la période de préavis à respecter pour un bail commercial est généralement de 6 mois, à partir de la date de début d'occupation du local à usage professionnel. Il arrive cependant que ce délai soit plus court ou plus long selon les conditions prévues par votre contrat, voire négociable dans certaines circonstances, renseignez-vous auprès de votre bailleur !

Ainsi, au moins 6 mois avant la date prévue du déménagement, vous informerez votre bailleur de votre souhaite de quitter les locaux occupés par votre entreprise, soit par lettre recommandée, soit par acter de huissier.

Bureau Gripeco et Chaise Kabi Fab

Savez-vous d'ailleurs comment bien choisir votre mobilier de bureau ?

Découvrez ici les dernières tendances d'aménagement des bureaux, pour se sentir bien au travail !

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3. Informez et impliquez vos salariés à propos du déménagement prévu

Étape essentielle dans tout déménagement d’entreprise : en informer les collaborateurs ! Vous le savez probablement déjà : la circulation de l’information en entreprise est cruciale. Lorsque la Direction prend la décision ferme de déménager de locaux, il est important que le département des Ressources Humaines, le Service du personnel ou Communication, en y incluant aussi les représentants du personnel, élaborent ensemble une stratégie de conduite du changement pour sensibiliser mais surtout inclure les collaborateurs au projet de déménagement de locaux. L'enjeu est de faire que vos collaborateurs se sentent concernés afin qu'ils portent eux-mêmes ce projet en impulsant une dynamique positive.

Quelques idées pour préparer psychologiquement vos collaborateurs au changement de bureaux :

L’objectif est de sensibiliser matériellement, comme psychologiquement, les collaborateurs à emménager dans de nouveaux locaux. Une cellule peut également être ouverte au sein des Ressources Humaines, afin de répondre, lors d’entretiens individuels, aux questions, voire réticences, liées au projet de déménagement d’entreprise.

Organisez si possible une visite guidée des nouveaux locaux, afin d’aider les équipes à se projeter
Communiquez le plus régulièrement possible sur l’avancée des travaux d’emménagement afin d'impliquer vos équipes dans ce projet d'envergure
Créez un concours d’idées, une boîte à suggestions, afin d’intégrer pleinement les salariés au projet. Prouvez-leur que leurs meilleures idées ont bien été retenues (photos d’aménagement à l’appui, communications internes…)
Segmentez stratégiquement le niveau d’accompagnement des collaborateurs : un accompagnement privilégié est nécessaire pour les collaborateurs pour lesquels le changement d’implantation géographique créera un allongement considérable du temps, voire du coût, de transport.
Rassurez vos salariés sur les éventuels impacts d'une nouvelle adresse sur leur contrat de travail

Aménagement des locaux de La Française des Jeux, par notre groupe Cider

4.Créez un retroplanning lié à votre projet de déménagement d’entreprise

Définissez l'échéance des différentes étapes

Pour organiser un déménagement d’entreprise, il est important d’élaborer la checklist du déménagement d’entreprise. La date de signature du nouveau bail commercial permet de planifier le déménagement de votre entreprise à partir d’une date fixe. Maintenant que vous avez de la visibilité sur le préavis de l’actuel local, et sur le contrat qui régit le nouveau bail commercial, vous pouvez réaliser un cahier des charges, y faire figurer les différentes tâches et leur enchaînement.

Vous pouvez créer un rétroplanning listant les tâches obligatoires. Vous pouvez les classer selon le délai d’organisation ou de mise en place, selon leur nature (d’ordres administratif, humain, logistique). Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus chronophages ou importantes au début, et de prioriser.

Désignez un responsable du déménagement

Selon la taille de votre entreprise, vous devrez désigner le responsable du déménagement par service, ou par équipe. Il sera un coordinateur auprès du chef d’entreprise, ou du responsable des opérations. Cette personne coordonnera l’ensemble des opérations selon le calendrier défini en amont. Cela permet d’alléger la charge de travail de tous, et de responsabiliser chaque pôle, pour assurer le bon déroulement du déménagement.

Aménagement des espaces de travail de l'entreprise Harmonie, avec le bureau bench Naples avec piètement en bois massif

5. Définissez le type d'aménagement de vos futurs bureaux

Déménager les locaux de votre entreprise peut être l'opportunité de revoir l'aménagement complet de vos bureaux. Vos bureaux se sont organisés selon certaines méthodes de travail et il est opportun d'interroger vos méthodes actuelles de travail ainsi que vos habitudes organisationnelles et managériales, afin de vous assurez que vos besoins et envies n'ont pas évolués depuis.

Comment travaillent vos différentes équipes ? Quels sont les besoins et envies de celles-ci ? Avec la recrudescence du télétravail, avez-vous besoin d'aménager des lieux de rencontre et d'expression plus informels, participatifs ? ou au contraire, des espaces de silence et de concentration ? Et comment intégrer ces espaces sur votre plateau ? Sachez que Be My Desk, grâce à son équipe projet dédiée et son réseau d'architectes partenaires, peut vous proposer des solutions d'aménagement clé en main, de la réalisation de plan en 2D, 3D, à l'analyse de vos usages et habitudes managériales, à la section du mobilier, avec la création d'un concept créatif.

Créons un aménagement ergonomique

Notre équipe Projet vous accompagne dans la réalisation de plans 2D, 3D, étude des usages et management, jusqu'au choix du mobilier.

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6. Optez pour la meilleure option en termes de mobilier

Aménagez vos bureaux avec du mobilier qui motive vos équipes

Nombreuses sont les entreprises qui nous contactent en amont de leur déménagement, afin d’aménager leurs nouveaux bureaux. Devez-vous conserver ou renouveler votre mobilier ? Voici les bonnes questions à se poser avant de changer de locaux :

Quel est l’état général du mobilier actuel ?
Votre déménagement fait-il suite à une réorganisation des équipes, à une augmentation des effectifs ?
Quelles contraintes d’espaces vos nouveaux locaux imposent-t-ils ? Vos futures zones d’open space sont-elles similaires à ce qu’elles étaient précédemment ?
Votre mobilier de bureau actuel concrétise-t-il vos nouvelles idées d'aménagement ? Par exemple, vous permet-il de créer les espaces collectifs chaleureux et dynamiques dont vous rêvez tant ?

2 choix s’imposent alors à vous. Si vous conservez vos gammes de mobilier actuelles, assurez-vous que l’achat de mobilier supplémentaire s’accorde en termes d’usage, de style, de couleur, avec vos meubles actuels. Ne brisez pas une harmonie colorimétrique ou de style de mobilier. Si vous renouvelez majoritairement votre mobilier de bureau, veillez à ce que les gammes de mobilier choisies répondent à des contraintes d’usages et de fonctionnalité requises par le travail de vos collaborateurs.

Organisez la reprise de votre ancien mobilier de bureau

Si vous choisissiez de remplacer tout ou partie de votre mobilier de bureau, sachez qu'il est possible d'organiser la reprise de votre ancien mobilier, notamment grâce au solide partenariat créé par Be My Desk.

S'inscrivant dans une démarche RSE transparente et engagée, la reprise de votre ancien mobilier présente plusieurs avantages :

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7. Comment sélectionner la bonne société de déménagement pour votre entreprise ?

Vous avez réalisé votre calendrier des actions à mener grâce à notre checklist du déménagement d’entreprise. Vous avez donc identifié la date idéale à laquelle vous souhaitiez déménager l’ensemble de vos équipements. Il n’y a plus qu’à choisir la société de déménagement idéale !

Faites-vous préciser ce qu’intègre le montant total du devis

La première étape consiste à réunir plusieurs devis auprès de déménageurs professionnels pour le tertiaire. Généralement, les entreprises proposent de venir sur place, dans les futurs locaux, afin de réaliser un cahier des charges nécessaire à l’élaboration d’un devis. Certaines entreprises n’en prendront pas la peine.

Les différences de prix que vous observerez d’un devis à un autre, proviennent souvent de la répartition des tâches entre la société de déménagement, et vous. Vérifiez pour chacun des devis reçus les éléments suivants, afin de maitriser ce qui sera pris en charge ou non :

Mise sous cartons, emballage, déballage et reprise des cartons : certaines entreprises ne repassent pas pour reprendre les cartons déballés, dans leurs propositions tarifaires
Démontage et remontage du mobilier de bureau : faites appel à des sociétés de déménagement spécialisées en entreprise, afin de vous assurer que les monteurs ont une expérience dans le mobilier de bureau
Prise en charge du parc informatique et de meubles fragiles, lourds ou volumineux, qui demanderont un équipement de transport adapté
Réservation et confirmation d’autorisations de stationnement et de déchargement auprès de la Mairie de la ville ou de l’arrondissement, dans lesquels vous vous installez
Anticiper l’installation du mobilier : que permettent de prendre en charge l’ascenseur ou le monte-charges ? Anticipez aussi le volume de la cage d’escalier, afin de vous assurer que le mobilier le plus volumineux puisse être transporté

Table de réunion Usoa avec piètement graphique et ses chaises assorties Aia

Les typologies d’assurances et services complémentaires proposés

Dans tout projet de déménagement d’entreprise, un accident de transport ou un endommagement d’une partie des équipements, peuvent survenir. L’assurance de vos biens professionnels, qui doit faire partie des devis, est généralement basée sur le calcul du volume de vos biens, établissant ainsi une indemnité forfaitaire par mètre cube. Nous vous conseillons également de souscrire à une assure ad-valorem : selon la valeur déclarée de vos biens (factures d’achat à l’appui !), les indemnités s’adapteront.

Certaines entreprises proposent de vous livrer des cartons vides, voire des fournitures (marqueurs, papier bulle…) sans frais supplémentaires. Il existe aussi des outils logistiques, vous permettant de réaliser une checklist ou un calendrier afin de vérifier que le déménagement respecte les délais d’organisation.

5 conseils pratiques pour aménager sa salle de réunion

Vous prévoyez d'aménager une salle de réunion dans vos futurs locaux ? Découvrez ici nos conseils pour un aménagement réussi !

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8. Préparez votre changement d’adresse et mettez à jour les documents professionnels

Après signature du bail vous disposez de votre nouvelle adresse professionnelle. Déclarez au plus tôt votre changement d'adresse auprès de l’administration française ainsi qu’à vos partenaires, prestataires, clients. Anticipez la mise à jour des informations commerciales et légales sur votre site internet (mentions légales obligatoires dans l’espace européen). Vos départements Communication et Ressources Humaines prennent ensuite le relai, afin de modifier l’ensemble des documents officiels émanant de la marque (cartes de visite des commerciaux, brochures, courriers à en-tête, documents de la comptabilité…).

Cabine acoustique Hush, avec réduction de 34 décibels

9. Dressez l’inventaire de votre parc informatique

Vous avez probablement désigné un responsable du parc informatique de votre entreprise. Dresser régulièrement l’inventaire de votre parc informatique vous permet d’évaluer l’utilisation réelle des équipements et logiciels informatiques. Un inventaire permet d’assainir le parc informatique (licences non exploitées, matériel inutilisé…).

Avant le jour de votre déménagement, anticipez et dressez un inventaire précis. Confiez les déconnexions et reconnexions à des professionnels qualifiés, parfois sous-traités par la société de déménagement identifiée. Anticipez également le réseau internet des futurs locaux : est-il adapté aux besoins de l’entreprise ? Celui-ci doit fonctionner correctement : il doit assurer la sécurité et la confidentialité de toutes les données transférées, surtout de celles de caractère sensible.

À propos

Accompagner les entreprises dans leur transformation, en proposant du mobilier de bureau audacieux, conçu au bénéfice de l'Homme et de son écosystème, est la raison d'être de Be My Desk.

Notre équipe Projet, en partenariat avec notre réseau d'architectes d'intérieur, vous soutient dans la conception de votre aménagement : de l'étude de vos usages et management, la création d'un concept créatif des espaces, à la selection personnalisée des produits en fonction de vos besoins, jusqu'à la livraison de votre chantier.